Auf dieser Seite beschreiben wir unsere strukturierten Prozesse. Im Wiki sind sie leicht zu finden, und vielleicht dienen sie anderen FabLabs als Inspiration.

Die folgenden Richtlinien gelten für Rechnungskäufe.

Für den Versand von E-Mails gelten folgende Regeln:

• Mails sollen von einkauf@ versendet werden (Absender-Alias einrichten)
• Alternativ: Antwort-An-/Reply-To auf einkauf@ setzen
• Wichtig: BCC an einkauf@ (damit die anderen sehen, wer wann was versendet)
• Klärungen bei Problemen vorzugsweise per E-Mail, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt

Als Absender im E-Mail-Text oder sonstigen Dokumenten:

FabLab Altmühlfranken e.V.
AG Einkauf
[Name (optional)]
Römerweg 1
91710 Gunzenhausen

Angebotsanfragen erfolgen grundsätzlich per E-Mail. Sollte bereits telefonisch Kontakt hergestellt worden sein, sollte dennoch eine schriftliche Anfrage gestellt werden, um den Vorgang zu dokumentieren.

Material/Geräte mit genauer Bezeichnung, Artikelnummer des Anbieters (falls bekannt), Materialreferenz des FabLabs und gewünschter Menge angeben.

Die Materialliste kann entweder in Tabellenform als PDF angehängt werden oder samt Anschreiben in einem PDF-Dokument angehängt werden. Für Dokumente die entsprechende Vorlage verwenden. Niemals Originaldocumente (.doc[x], .odt, etc.) versenden, diese werden regelmäßig geblockt.

Den E-Mail-Text kurz halten: nur um ein Angebot wie im Anhang beschrieben bitten.

Angebot von AG Einkauf (idealerweise beim wöchentlichen Meeting, ansonsten im Rocket.Chat-Kanal) und Vorstand (es gibt eine Schnittmenge) prüfen lassen. Sofern Unklarheiten bestehen, ggf. neues Angebot erstellen lassen.

Bestellungen werden grundsätzlich per E-Mail durchgeführt. Beispieltext:

Sehr geehrte*r [Bearbeiter*in/Firma XYZ/…],

hiermit möchten wir eine Bestellung gemäß Ihres Angebots <Nummer> vom <Datum> aufgeben.

[…]

Das Angebot immer als Referenz anhängen, damit auch nichts schief geht.

Rechnungsadresse:

FabLab Altmühlfranken e.V.
AG Einkauf
Römerweg 1
91710 Gunzenhausen

Lieferadresse:

FabLab Altmühlfranken e.V.
AG Einkauf
Industriestraße 21a
91710 Gunzenhausen

Kleinere Pakete können alternativ nach Hause bestellt werden, solange die Rechnungsadresse korrekt ist.

Bei Lieferung zunächst den Lieferschein prüfen (bei Speditionslieferungen) und mit der gelieferten Ware vergleichen.

Bei Problemen oder Unklarheiten grundsätzlich zunächst AG Einkauf verständigen, den Rest per E-Mail klären.

Rechnungen mit Lieferschein und gelieferter Ware abgleichen.

Eine Mail an den Schatzmeister mit Vorstand (vorstand@) in CC schicken. In dieser die erhaltene Rechnung als Anhang mitschicken. Bitte ggf. darauf hinweisen, dass es sich um eine LEADER-Bestellung handelt.

Es ist wichtig, in der E-Mail zu erwähnen, dass die Rechnung geprüft wurde und um die Begleichung selbiger bitten.

Der Schatzmeister wird die Rechnung innerhalb der nächsten Tage bearbeiten, das Geld überweisen und eine Antwort verschicken. Ggf. nach frühestens einer Woche noch einmal nachfragen.

Alle Rechnungen werden in der Cloud abgelegt unter Beschaffungsverwaltung/Rechnungen.