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OpenSlides

OpenSlides ist ein Online-Werkzeug, das bei der Durchführung von Versammlungen aller Arten unterstützt. Vor allem für Mitgliederversammlungen und ähnliche Treffen ist es von Nutzen. OpenSlides kann nicht nur Präsenzversammlungen verwalten, sondern zur Durchführung ganzer Online-Veranstaltungen verwendet werden.

Das FabLab wird OpenSlides zur Durchführung seiner kommenden Mitgliederversammlung einsetzen. Dieser Artikel ist eine kurze Anleitung zur Benutzung aus Mitgliedersicht.

Mitglieder, die bis zum Sitzungsbeginn keine Einladungs-E-Mail erhalten haben oder Probleme mit dem Login haben, wenden sich bitte umgehend an vorstand@fablab-altmuehlfranken.de, damit wir eine Lösung finden können.

Noch schneller geht's über unseren FabChat oder den in Jitsi Meet integrierten Chat.

Wir empfehlen für die Teilnahme die Verwendung eines Laptops oder Desktops (mit ausreichend großem Display), damit die gezeigten Dokumente gut gelesen werden können.

Troubleshooting

Das wichtigste zuerst: in diesem Abschnitt gibt es Lösungen für einige typische Probleme, die wir im Testlauf identifizieren konnten.

Jitsi-Meet-Sitzung wird zweimal geöffnet

Ein häufiges Problem scheint zu sein, dass Teilnehmer die Live-Konferenz zweimal betreten. Eine Ursache, die wir bisher sicher reproduzieren konnten, ist, dass Teilnehmer während sie noch verbunden sind, die Seite neu laden, z.B. per F5. In fast allen Fällen wird OpenSlides dann darauf hinweisen, dass der Teilnehmer bereits verbunden ist:

Der Klick auf Livekonferenz erneut betreten führt nun zur beschriebenen Situation: Benutzer hören jetzt alles doppelt, und wenn die Stummstellung (bei Verwendung von Lautsprechern statt Kopfhörern) deaktiviert wird, kommt es sogar zu einer Rückkopplung. Der Nutzer kann durch Klick auf das kleine Kamerasymbol die Jitsi-Sitzung öffnen. Dies sieht dann in etwa so aus:

Um das Problem zu beheben, bitte folgende Schritte befolgen:

  1. Live-Konferenz (erneut) betreten
  2. Live-Konferenz auflegen
  3. Seite neu laden (z.B. mit F5)

Nun sollte die Sitzung erneut betreten werden, dieses mal nur einmal.

Vor dem Neuladen der Seite immer die Live-Konferenz auflegen!

In OpenSlides anmelden

Kurz vor einer Versammlung bekommt jeder berechtigte Teilnehmer eine E-Mail mit der URL, dem Benutzernamen und dem initialen Passwort zugesendet.

Das initiale Passwort sollte aus Sicherheitsgründen zeitnah nach Empfang der E-Mail geändert werden!

Wie bei jeder anderen Webanwendung auch muss man hier den Benutzernamen und das Passwort angeben. Beide müssen genau so wie in der E-Mail eingegeben werden.

Man kann sich mehrfach anmelden, z.B. auf verschiedenen Geräten. So kann zum Beispiel auf dem Laptop abgestimmt werden, während man für die Audiokonferenz das Smartphone verwendet.

Übersicht über die Bedienelemente

Nach dem Login sehen Besucher die Startseite:

  1. Zugriff auf die Live-Konferenz (wird über Jitsi Meet abgewickelt)
  2. Knopf, über den Teilnehmer ihre Stummstellung aufheben oder aktivieren können
  3. Autopilot-Ansicht (s.u.)
  4. Livekonferenz-Fenster anzeigen (wird normalerweise nicht benötigt)

Die meiste Zeit werden sich Teilnehmer im Autopilot aufhalten. Dies ist die bequemste Ansicht. Alle wichtigen Informationen sind ständig verfügbar: Der virtuelle Projektor kann hier eingesehen werden, genau wie die Redeliste, Wahlen und Abstimmungen werden dort eingeblendet, etc. Daher sollten Benutzer direkt nach der Anmeldung als Erstes dorthin wechseln. Dazu klickt man einfach in der Seitenleiste auf Autopilot.

Wer etwas sagen möchte, muss seine Stummstellung deaktivieren:

Nach dem Wortbeitrag sollte man sich wieder stumm stellen:

Zu jedem Tagesordnungspunkt wird es eine Redeliste geben. Diese wird direkt im Autopilt angezeigt. Jeder kann sich selbst auf diese Liste setzen, und wird dann von der Sitzungsleitung aufgerufen.

Benutzereinstellungen

In der Seitenleiste verstecken sich einige benutzerbezogene Einstellungen. Um diese anzuzeigen, muss man auf das kleine Pfeilsymbol klicken, das sich neben dem eigenen Namen befindet:

Das sieht dann so aus:

Hier sind zwei Aspekte besonders wichtig: Über Passwort ändern können Benutzer ein eigenes Passwort setzen. Dies sollte auf jeden Fall genutzt werden, da die initialen Passwörter nicht sicher sind (sie werden u.A. im Klartext verschickt). Durch Klick auf Anwesend können sich Benutzer als anwesend melden.

Anwesenheit bestätigen

Um an Abstimmungen und Wahlen teilnehmen zu können, müssen Teilnehmer unbedingt ihre Anwesenheit bestätigen. Weiterhin benötigen wir für das Protokoll einen Teilnahmenachweis, den wir damit weiterhin erheben.

Die Anwesenheit kann erst kurz vor Start der Sitzung freigeschaltet von den Teilnehmern selbst gesetzt werden. Teilnehmer können sich aber bereits am System anmelden.

Passwort ändern

Hierzu gibt es wenig zu sagen. Man muss lediglich das alte (ggf. initiale) Passwort im oberen Feld eingeben, sowie das neue Passwort in dem mittleren und unteren Feld. Ein Klick auf Speichern setzt das neue Passwort, das fortan zum Login benutzt werden kann und muss.

Autopilot

Weitere Informationen bereitstellen:

  • Übersicht
  • Redeliste
  • Abstimmungen & Wahlen

Der Autopilot ist hauptsächlich bei Online-Veranstaltungen von Bedeutung. Er führt alle wichtigen Informationen während der Veranstaltungen in einer Ansicht zusammen:

  • Den aktuellen Tagesordnungspunkt
  • Die Redeliste (sofern Redebeiträge möglich)
  • Abstimmungen über Anträge
  • Wahlen und Wahlergebnisse
  • Virtueller Projektor

Mehr Informationen gibt es in der Pressemitteilung zur Version 3.3.

Weitere Funktionen

Außer dem Autopiloten gibt es in der Seitenleiste jede Menge andere Funktionen. In diesem Abschnitt werden sie kurz vorgestellt.

Tagesordnung

Hier kann die Tagesordnung eingesehen werden. Dies ist vor Allem vor der Sitzung von Bedeutung. Während der Sitzung werden die Teilnehmer ohnehin im Autopilot durch alle Punkte geführt.

Rechts können die gültigen Redelisten für jeden Tagesordnungspunkt eingesehen werden. Diese werden durch die Sitzungsleitung verwaltet. Für jeden Tagesordnungspunkt gibt es eine eigene Redeliste. Während ein Tagesordnungspunkt aufgerufen ist, können sich Teilnehmer selbst auf die Redeliste setzen, bis sie geschlossen wird.

Die Redeliste dient der Koordinierung der Redebeiträge. Teilnehmer werden gebeten, nicht dazwischen zu reden, sondern stattdessen zu warten, bis die Sitzungsleitung sie aufruft.

Anträge

Anträge können vor und während der Sitzung eingesehen werden.

  1. Ansicht der einzelnen Anträge und deren Phasen
  2. Redeliste pro Antrag (muss analog zur Tagesordnung normalerweise nicht geöffnet werden, wird im Autopilot bereitgestellt)
  3. Benutzer können eigene Anträge stellen

Jeder kann gestellte Einträge einsehen:

Weiterhin können alle Teilnehmer eigene Anträge stellen (s.o.), sowie für bereits bestehende Anträge Änderungsanträge stellen. Für Letzteres klickt man auf das +-Symbol in der Detailansicht.

Wahlen

Wahlen werden von der Sitzungsleitung eingerichtet. Alle anstehenden Wahlen können hier vorab eingesehen werden:

Teilnehmer können Wahlen im Detail ansehen:

  1. Wahlen sind in einer von drei Phasen: Auf Kandidatensuche, Im Wahlgang, Abgeschlossen
  2. Während der Kandidatensuche können alle Teilnehmer andere Teilnehmer vorschlagen
  3. Sie können sich auch selbst vorschlagen
  4. Die Wahlen des engeren Vorstands beziehen sich auf jeweils eine Person, die des erweiterten Vorstands auf mehrere Personen

Die Wahlmodi unterscheiden sich je nach der Personenanzahl. Die Sitzungs- oder Wahlleitung erklärt die Wahl natürlich während der Sitzung. Das System ist allerdings recht intuitiv, und unterstützt die Benutzer bei der Stimmabgabe.

Dateien

Dokumente, Präsentationen, Slideshows u.Ä. werden nicht über Jitsi Meet übertragen, sondern über die virtuellen Projektoren in OpenSlides angezeigt. Dies schont die Bandbreite (was nicht nur Benutzern mit schwächeren Internetleitungen zugute kommt, sondern auch unserem Server), und erlaubt weiterhin allen Teilnehmern, sich die Dokumente vorab anzuschauen.

Projektor

OpenSlides bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere virtuelle Projektoren anzulegen und mit Informationen zu beschicken. Wahlen und Anträge werden hier angezeigt, genau wie alle möglichen anderen Informationen.

Im Rahmen unserer virtuellen Versammlungen nutzen wir lediglich einen einzelnen Projektor.

Für Teilnehmer ist hier lediglich eine Ansicht möglich. Sie können, falls gewünscht, den Projektor in einem neuen Tab öffnen (z.B. um ihn größer zu bekommen, oder um ihn auf einen zweiten Bildschirm zu legen).

Bitte aufpassen, dass der OpenSlides-Tag nicht geschlossen wird!

Weitere Ressourcen

infrastruktur/web/openslides.txt · Zuletzt geändert: 2021/01/16 03:37 von superuser