====== Prozesse ======

Auf dieser Seite beschreiben wir unsere strukturierten Prozesse. Im Wiki sind sie leicht zu finden, und vielleicht dienen sie anderen FabLabs als Inspiration.


===== Bestellung von (geförderten) Materialien oder Maschinen =====

Die folgenden Richtlinien gelten für Rechnungskäufe.

<WRAP info>
Abweichende Zahlungsmodalitäten (z.B. Vorkasse) zunächst mit Vorstand abklären. Rechnung ist definitiv zu bevorzugen. Gegebenenfalls den Anbieter noch einmal höflich fragen und darauf hinweisen, dass wir ein gemeinnütziger Verein sind.
</WRAP>


==== E-Mail-Richtlinien ====

Für den Versand von E-Mails gelten folgende Regeln:

  * Mails sollen von ''einkauf@'' versendet werden (Absender-Alias einrichten)
  * //Alternativ: Antwort-An-/Reply-To auf ''einkauf@'' setzen//
  * **Wichtig:** BCC an ''einkauf@'' (damit die anderen sehen, wer wann was versendet)
  * Klärungen bei Problemen vorzugsweise per E-Mail, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt

Als Absender im E-Mail-Text oder sonstigen Dokumenten:

<code>
FabLab Altmühlfranken e.V.
AG Einkauf
[Name (optional)]
Römerweg 1
91710 Gunzenhausen
</code>

==== Angebot anfragen ====

Angebotsanfragen erfolgen grundsätzlich per E-Mail. Sollte bereits telefonisch Kontakt hergestellt worden sein, sollte dennoch eine schriftliche Anfrage gestellt werden, um den Vorgang zu dokumentieren.

Material/Geräte mit genauer Bezeichnung, Artikelnummer des Anbieters (falls bekannt), Materialreferenz des FabLabs und gewünschter Menge angeben.

Die Materialliste kann entweder in Tabellenform als PDF angehängt werden oder samt Anschreiben in einem PDF-Dokument angehängt werden. Für Dokumente die entsprechende Vorlage verwenden. Niemals Originaldocumente (''.doc[x]'', ''.odt'', etc.) versenden, diese werden regelmäßig geblockt.

Den E-Mail-Text kurz halten: nur um ein Angebot wie im Anhang beschrieben bitten.


==== Bestellung ====

Angebot von AG Einkauf (idealerweise beim wöchentlichen Meeting, ansonsten im Rocket.Chat-Kanal) und Vorstand (es gibt eine Schnittmenge) prüfen lassen. Sofern Unklarheiten bestehen, ggf. neues Angebot erstellen lassen.

Bestellungen werden grundsätzlich per E-Mail durchgeführt. Beispieltext:

> Sehr geehrte*r [Bearbeiter*in/Firma XYZ/...],
>
> hiermit möchten wir eine Bestellung gemäß Ihres Angebots <Nummer> vom <Datum> aufgeben.
>
> [...]

Das Angebot immer als Referenz anhängen, damit auch nichts schief geht.

<WRAP important>
Für LEADER-Bestellungen **muss** die Rechnungsadresse absolut korrekt sein. Andernfalls kann der Auszahlungsantrag abgelehnt werden.
</WRAP>

Rechnungsadresse:

<code>
FabLab Altmühlfranken e.V.
AG Einkauf
Römerweg 1
91710 Gunzenhausen
</code>

Lieferadresse:

<code>
FabLab Altmühlfranken e.V.
AG Einkauf
Industriestraße 21a
91710 Gunzenhausen
</code>

Kleinere Pakete können alternativ nach Hause bestellt werden, solange die Rechnungsadresse korrekt ist.


==== Lieferung ====

Bei Lieferung zunächst den Lieferschein prüfen (bei Speditionslieferungen) und mit der gelieferten Ware vergleichen.

<WRAP important>
Weiterhin alle gelieferten Pakete auf Schäden prüfen. Sollten welche vorhanden sein, den Spediteur oder Paketdienst sofort darauf hinweisen und entsprechende Formulare ausfüllen. Ggf. Unterschrift verweigern. Andernfalls kann der Zusteller nicht haftbar gemacht werden!
</WRAP>

Bei Problemen oder Unklarheiten grundsätzlich zunächst AG Einkauf verständigen, den Rest per E-Mail klären.

Rechnungen mit Lieferschein und gelieferter Ware abgleichen.


==== Bezahlung ====

Eine Mail an den Schatzmeister mit Vorstand (''vorstand@'') in CC schicken. In dieser die erhaltene Rechnung als Anhang mitschicken. Bitte ggf. darauf hinweisen, dass es sich um eine LEADER-Bestellung handelt.

Es ist wichtig, in der E-Mail zu erwähnen, dass die Rechnung geprüft wurde und um die Begleichung selbiger bitten.

Der Schatzmeister wird die Rechnung innerhalb der nächsten Tage bearbeiten, das Geld überweisen und eine Antwort verschicken. Ggf. nach frühestens einer Woche noch einmal nachfragen.



==== Ablage ====

<WRAP info>
Papierrechnungen scannen, und bei Gelegenheit im Original an Vorstand weitergeben.
</WRAP>

Alle Rechnungen werden in der Cloud abgelegt unter ''Beschaffungsverwaltung/Rechnungen''.